Een (ziekte)verzuimbeleid: wat is het en wat staat er in?

Ziekteverzuimbeleid is gericht op het voorkomen en verminderen van ziekteverzuim van jouw personeel. Houd er rekening mee dat je hierbij aansluit op het type bedrijf en de organisatiecultuur. Hoe groot is het bedrijf en wat is de personeelsomvang? Betreft het een productie-omgeving? Of wordt er vooral gewerkt op kantoor of vanuit huis? Wat is het gemiddelde opleidingsniveau? Lees hier meer over een gedegen verzuimbeleid.

Naast een duidelijke omschrijving van de doelstelling (bijvoorbeeld een maximum verzuimpercentage over een bepaalde periode) bestaat een goed verzuimbeleid uit de volgende vier onderdelen:

Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd en maatregelen worden genomen om verzuim tegen te gaan.

Zorg ervoor dat je periodiek tijd besteedt aan de wettelijk verplichte RI&E en het wettelijk verplichte PMO.
Neem hierin ook op in hoeverre verzuim en het voorkomen hiervan wordt besproken in de functioneringsgesprekken met jouw werknemer.
Gebruik de analyse van de verzuimcijfers van de afgelopen jaren voor het aanscherpen van de preventieve maatregelen.
Neem een lijst met externe deskundigen (zogenaamde providerboog) op, waarnaar je kunt doorverwijzen ter voorkoming van uitval.

In geval van ziekmelding streeft de organisatie naar een zo spoedig mogelijke werkhervatting, dan wel re-integratie.

Beschrijf in een verzuimprotocol welke stappen moeten worden doorlopen als de werknemer zich ziek wil melden. Je geeft hierbij aan wat gedurende het ziekteverzuim de rechten en verplichtingen zijn. Van jou als werkgever en van de werknemer.
Beschrijf wat je in het basiscontract met jouw arbodienst of bedrijfsarts hebt geregeld. Welke verantwoordelijkheid ligt bij de bedrijfsarts? Wie bewaakt het begeleidingsproces (vaak casemanager genoemd)? Is dat de arbodienst of bijvoorbeeld de leidinggevende of de HR medewerker binnen jouw organisatie?
Maak ook afspraken met betrekking tot de evaluatie van de samenwerking met de arbodienst.
Maak samen met jouw werknemer een werkhervattingsplan om re-integratie te bevorderen.
Neem een lijst met externe deskundigen op, waarnaar je kunt doorverwijzen in het kader van de re-integratie. Onderzoek of co-financiering mogelijk is met mogelijk andere belanghebbenden zoals de ziektekosten-, verzuim- of WGA-verzekeraar.
Om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bijstellen is het van belang dat je een nauwkeurige registratie en administratie bijhoudt van de afwezigheid van personeel door ziekteverzuim.

Het is van belang om de verzuimcijfers periodiek te analyseren en bespreken. Zo worden mogelijke problemen inzichtelijk. Op basis hiervan kun je het verzuimbeleid verder aanscherpen. Zorg voor overzichten van de verzuimcijfers of laat deze door de arbodienst aanleveren.

Belangrijke kengetallen zijn onder andere:

Het verzuimpercentage; het gemiddelde verzuim over afgelopen jaar.
De meldingsfrequentie of verzuimfrequentie; geeft aan hoe vaak medewerkers gemiddeld ziek zijn.
Het nul-verzuim; een maat waarmee de afwezigheid van verzuim wordt aangegeven.

Aandachtspunten bij de kengetallen

Je kunt deze kengetallen ook nog specificeren over bijvoorbeeld leeftijds- en of functiegroepen.
Bespreek deze cijfers periodiek met de leidinggevenden binnen jouw organisatie.
Laat jouw leidinggevenden de verzuimcijfers op individueel niveau bespreken met hun medewerkers.

Reserveer in de jaarlijkse begroting een bedrag voor de kosten van de reguliere verzuimbegeleiding (bijvoorbeeld door de arbodienstverlener). Doe dit ook voor de kosten van extra begeleiding bij re-integratie. De verzuimcijfers van de afgelopen jaren zijn hierbij een belangrijke graadmeter. Denk ook na over het mogelijk verzekeren van verzuimkosten.

Houd er rekening mee dat de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht heeft als het gaat om het verzuimbeleid. Je arbodienst kan je ondersteunen bij het opstellen van jouw ziekteverzuimbeleid.

Door verzuimmanagement krijg je inzicht in je ziekteverzuim en kun je tijdig ingrijpen en verzuim voorkomen. Meer weten over verzuim in je bedrijf? Lees alles over verzuim of bekijk onderstaande pagina's.

Kort verzuim

Oorzaken van verzuim

Soorten verzuim

Verzuimanalyse

Verzuimgesprek

Verzuimprotocol

Wil je meer weten over verzuim in je bedrijf of wil je hulp bij het opstellen van een verzuimbeleid? Vul dan het contactformulier in en wij nemen contact met je op. Eerst verder lezen? Download dan onze whitepaper 'Je bedrijf en ziekteverzuim'. Hierin lees je naast preventie ook over de praktische zaken die bij verzuim komen kijken.

Advies over verzuim Download whitepaper Je bedrijf en ziekteverzuim