Het nieuwe pensioenstelsel heeft invloed op alle pensioenregelingen en stelt ook eisen voor hoe we werknemers helpen bij hun pensioenkeuzes. Daarom hebben wij een nieuw administratiesysteem ontwikkeld. Het nieuwe systeem moest flexibel en toekomstbestendig zijn. Het moest aansluiten bij de nieuwe regels voor pensioen (Wet toekomst pensioenen) en meerdere producten ondersteunen. In co-creatie met onze klanten en adviseurs hebben we nieuwe bijbehorende portalen ontwikkeld voor werkgevers, werknemers en adviseurs die een geheel vormen met het administratiesysteem.
De ontwikkeling van het nieuwe platform en de bijbehorende portalen heeft nogal wat voeten in de aarde. Die zijn nog niet volgens de standaard die u van a.s.r. mag verwachten. Ons team bij a.s.r. en onze leveranciers werken hard aan het optimaliseren van de performance en het opleveren en verbeteren van de functionaliteiten om aan de standaard te voldoen, die u van ons gewend bent.
Aansluitend op het nieuwe administratiesysteem hebben we ook een nieuw pensioenportaal voor u als werkgever ontwikkeld, 'Mijn pensioenportaal'. In het nieuwe Mijn pensioenportaal ziet u de details van uw pensioenregeling en binnenkort ook van de bijbehorende documenten.
De komende tijd blijven wij het portaal voor werkgever verder ontwikkelen. In maart hebben verschillende releases plaatsgevonden, waarmee de performance behoorlijk is verbeterd. Er is nu ook een Engelse versie van het portaal beschikbaar. In een latere release wordt de voorkeurtaal ook 'vast gehouden'. Engelstalige (juridische) documenten volgen later. In de release van oktober zijn twee nieuwe pagina’s opgeleverd: de pagina 'Ingediende wijzigingen' en de pagina 'Uw geldzaken'.
Via een a.s.r. zakelijk account heeft u met één inlog toegang tot alle zakelijke producten van a.s.r. U logt ook in via een a.s.r. zakelijk account in Mijn pensioenportaal. Maakt u al gebruik van het zakelijke Vitality-product? Dan heeft u al een a.s.r. zakelijk account en kunt u uw bestaande account gebruiken om in te loggen. Ga naar a.s.r. zakelijk om in te loggen.
We hebben iedere werkgever gevraagd de gegevens, zoals het mobiele nummer en het e-mailadres, de hoofdcontactpersoon door te geven. De hoofdcontactpersonen hebben een e-mail met activatielink ontvangen om in te kunnen loggen in Mijn pensioenportaal via a.s.r. zakelijk.
Met de verbeterde veiligheid logt de hoofdcontactpersoon in via een 2-stappen-systeem. Als deze persoon op de link klikt, ontvangt de hoofdcontactpersoon een sms met inlogcode op het mobiele nummer, dat is opgegeven. Door het sms-bericht te bevestigen, krijgt de hoofdcontactpersoon toegang tot het nieuwe pensioenportaal. Vervolgens kan de hoofdcontactpersoon in a.s.r. zakelijk collega’s toegang geven.
Wilt u iemand autoriseren om te werken in Mijn pensioenportaal? Ga daarvoor naar a.s.r. zakelijk (niet naar Mijn pensioenportaal). Onder ‘Gebruikers en rollen’ kunt u meerdere gebruikers autoriseren om via a.s.r. zakelijk in te loggen in Mijn pensioenportaal. Hier geeft u aan welke rollen en rechten ze hebben. Ook voor het wijzigen van een gebruikersnaam of wachtwoord kunt u terecht op a.s.r. zakelijk. Let op: Hadden meerdere personen toegang tot het oude Mijn Pensioenplein? Deze inloggegevens vervallen en zijn niet te gebruiken voor inloggen via a.s.r. zakelijk in Mijn pensioenportaal.
Als we geen (juiste) gegevens van de hoofdcontactpersoon hebben ontvangen, kunnen wij geen sms met inlogcode sturen. De hoofdcontactpersoon kan dan niet inloggen en kan geen collega’s autoriseren. Neem in dat geval snel contact met onze Servicedesk Zakelijk
Heeft u hulp nodig met het inloggen via a.s.r. zakelijk of met het toegang geven? Neem dan contact op met Servicedesk zakelijk via (030) 257 86 98 of stuur een e-mail naar servicedesk.zakelijk@asr.nl. Wij zijn bereikbaar op werkdagen van 8.30 – 17.30 uur.
Vanaf oktober is de nieuwe pagina ‘Ingediende wijzigingen’ toegevoegd aan uw portaal. Hier ziet u de mutaties die u heeft doorgegeven met de actuele status. Op dit moment zijn hier alleen individuele mutaties zichtbaar. Vanaf december 2024 ziet u hier ook collectieve mutaties met de actuele status terug.
Lees hier de tips & tricks hoe u mutaties met ingangsdatum vóór 1 januari 2024 aan ons doorgeeft. En hoe u mutaties met ingangsdatum ná 1 januari 2024 aan ons doorgeeft via Mijn pensioenportaal.Geeft mutaties met ingangsdatum vóór 1 januari 2024 zo snel mogelijk aan ons door. Uiterlijk vóór 1 november 2024. Dan kunnen we ze nog dit jaar verwerken.
Geef ook de mutaties van 2024 aan ons door. Zo zien uw werknemers de actuele stand van hun pensioen in hun portaal.
Geeft u de salaris - en dienstverbandgegevens door via de salariskoppeling UPA? Dan blijft u de aangiftes aanleveren, zoals u gewend was.
Begin januari heeft u een e-mail ontvangen met een nieuwe contractnummer. Dit nummer heeft u moeten (laten) aanpassen in uw salarisadministratie.
Geeft u de salaris - en dienstverbandgegevens door via de salariskoppeling UPA? Dan heeft u voor de afhandeling van mutaties via UPA, ook toegang tot ons nieuwe UPA-portaal. Het inzenden van mutaties via de UPA-salariskoppeling blijft onveranderd. U bent apart geïnformeerd over het UPA-portaal.
De mutaties die u na 15 december 2023 heeft ingestuurd, ziet u straks terug in het nieuwe UPA-portaal. Deze mutaties verwerken wij apart handmatig in het nieuwe administratiesysteem. Nadat ze zijn verwerkt, kunt u de in Mijn pensioenportaal zien wat dit voor invloed heeft op de premie en de pensioenaanspraken.
De mutaties van voor 1 januari 2024 zijn verwerkt. En ook de uitdienstmutaties van 2023 zijn vrijwel allemaal verwerkt. De indienstmutaties van 2023 worden op dit moment verwerkt. Dat betekent wel dat er later nog een correctie komt op de premie en de beleggingseenheden van de werknemer over 2023.
Begin februari heeft Keylane in samenwerking met a.s.r. alle contracten met een pensioenregeling in het Werknemerspensioen, omgezet naar de nieuwe koppeling van Benefits-Plaza. De nieuwe contractnummers zijn opgenomen en de mutatiekoppeling met a.s.r. is geactiveerd. In een aantal gevallen bleek er helaas uitval van mutaties zijn. De afgelopen periode zijn verschillende bevindingen opgelost.
Uitval bij deelnemers met buitenlands adres is opgelost
Er trad uitval op bij mutaties van deelnemers met een buitenlands adres. Deze mutaties bleven staan met de status 'Te verwerken' met een technische foutmelding. Dit probleem is opgelost en de betreffende mutaties zijn inmiddels succesvol verwerkt.
Uitval door verschillen bij 'datum ingangsdatum deelname' is opgelost
Bepaalde mutaties bleven op status 'In behandeling bij verzekeraar' staan en werden vervolgens niet verwerkt. Deze uitval ontstond doordat een verschil was tussen de data bij Benefitz-Plaza en bij a.s.r. Door een aanpassing komt deze uitval inmiddels niet meer voor. Mutaties die eerder uitvielen, worden de komende tijd met terugwerkende kracht door a.s.r. verwerkt en daarna door Keylane afgerond in Benefits-Plaza.
Controleer mutaties met melding 'Controle retourinformatie verzekeraar' en stuur opnieuw in
a.s.r. neem de ingestuurde mutaties in behandeling. Soms wordt u echter gevraagd de aangeleverde mutatie nogmaals te controleren. Dan ziet u de status 'In behandeling bij verzekeraar' verandert naar 'Controle retourinformatie verzekeraar'. Controleer altijd mutaties met deze melding en stuur de door u aangepast mutaties opnieuw in.
Stuur mutaties met melding 'DatumAanvangDeelname mag niet voor DatumIngang liggen' opnieuw in
a.s.r. heeft een nieuw pensioenadministratiesysteem. Er trad uitval op bij gegevens van werknemers die al jarenlang in Benefits-Plaza geadministreerd staan. En in het verleden gedurende de maand in dienst waren gekomen. Deze gegevens zijn aan de regeling gekoppeld, per de eerste van de maand. Dit kan echter niet opgenomen worden in het nieuwe pensioenadministratiesysteem. Deze mutaties werden hierdoor niet verwerkt. U zag hierbij de melding 'DatumAanvangDeelname mag niet voor DatumIngang liggen'. Sinds 9 april stuurt Benefits-Plaza de datum indienst mee (DatumAanvangDeelname), als de 'datum indienst' na de 'datum ingang polis' ligt in Benefits-Plaza. Hierdoor vallen deze mutaties niet meer uit.
Wij vragen u de mutaties met de melding 'DatumAanvangDeelname mag niet voor DatumIngang liggen' opnieuw in te sturen, door deze terug te zetten in de workflow in Benefits-Plaza.
Synchroniseer de gegevens van de werknemers
Veel mutaties vallen uit omdat er (nog) gegevens ontbreken, als de gegevens van de werknemers niet gesynchroniseerd zijn. U herkent deze uitval aan de melding 'Datum aanvang deelname jjjj-mm-dd ligt niet in het aangeleverde tijdvak (2024-01-01 - 2024-12-31). Dit is verplicht voor een nieuw dienstverband'.
Keylane heeft begin februari het 'Synchroniseren werknemergegevens met bronsysteem' op 'Ja' gezet. Wanneer u de instellingen niet heeft aangepast, wordt de synchronisatie automatisch uitgevoerd. Bied na een succesvolle synchronisatie de mutaties met bovenstaande melding opnieuw aan. U ben zelf verantwoordelijk voor het beheer van en de controle op de betreffende gegevens van de werknemers.
Dan kunt u de mutaties gewoon blijven doorvoeren. U wordt door EBlinC geïnformeerd over het aanleveren van mutaties en de verwerking hiervan.
In het nieuwe Mijn pensioenportaal is de pagina ‘Uw geldzaken’ toegevoegd. Hier krijgt u een compleet overzicht van de financiële zaken en heeft u inzicht in uw rekening-courant.
Het kan zijn dat u op dit moment veel facturen ontvangt. Daarvoor is een aantal oorzaken:
Het kan zijn dat u een mutatie heeft doorgegeven en deze niet terugziet op de factuur. Soms duurt de verwerking van de facturen langer. Dan zijn de facturen niet op tijd klaar om in het portaal te worden geplaatst. Pas 24 uur later kunnen deze facturen in het portaal worden geplaatst.
In mei wordt op de factuur een totaaltelling per dekking toegevoegd. Op de specificatie is de periode vermeld waarover een premie is aangepast. De reden van de aanpassing is helaas niet zichtbaar op de specificatie.
We werken met een nieuw bankrekeningnummer NL39 ABNA 0625 8796 51, ten name van ASR Betalingscentrum B.V. U ontving eind december een mandaatbrief met de nieuwe incassogegevens. Het nieuwe bankrekeningnummer wordt ook op de facturen vermeld.
Mogelijk is de premie voor uw werknemers per 1 januari lager, als gevolg van een hogere franchise en omdat eventueel de salarisgegevens voor 2024 nog niet aangeleverd en verwerkt zijn.
De pensioengegevens van uw werknemers zijn 22 januari, met de stand van 1 januari, overgezet naar ons nieuwe administratiesysteem. Er is niets veranderd qua registratienummers (polisnummers). Alleen ex-partners hebben een nieuw registratienummer gekregen.
Uw werknemers hebben een e-mail ontvangen met een link naar hun nieuwe persoonlijke pensioenomgeving Mijn pensioen. De werknemers zien hier hoe ze er voor staan met hun pensioen en welke mogelijkheden ze hebben om het pensioen aan te laten sluiten op hun wensen. Hebben werknemers vragen? Of willen ze een wijziging doorgeven, voordat ze een uitnodiging hebben ontvangen voor Mijn pensioen? Dan kunnen ze contact opnemen met onze klantenservice.
De gegevens van arbeidsongeschikte werknemers zijn ook overgezet naar het nieuwe administratiesysteem. Dit geldt ook voor werknemers die met verlof zijn. Deze werknemers worden hierover later apart geïnformeerd.
Uw werknemers ontvangen elk jaar een pensioenoverzicht (Uniform pensioenoverzicht). Het Uniform pensioenoverzicht gaat altijd over een kalenderjaar. Uw werknemers hebben het UPO over 2023 ontvangen. Als werkgever kunt u uw werknemers erop attenderen dat de UPO’s weer voor ze klaarstaan.
Heeft uw werknemer behoefte aan advies? Dan kunt u uw adviseur via het werkgeversportaal machtigen om contact op te nemen met uw werknemers. Uw werknemer kan dan de adviseur via het deelnemersportaal toegang geven om mee te kijken.
Voortaan kunnen uw werknemers de pensioendatum fictief aanpassen in de pensioenverkenner. De hoogte van het pensioen wordt dan automatisch aangepast. Zo ziet een deelnemer hoe hoog het pensioen wordt bij eerder of later met pensioen gaan. Is de pensioendatum gekozen? Direct doorgeven via het deelnemersportaal kan voortaan ook.
Met pensioen gaan is een groot moment. Veel verandert dan in het leven van uw (oud) werknemer. Daarom hebben we het proces ‘met pensioen gaan’ nog duidelijker gemaakt in het deelnemersportaal. Ook delen we ervaringsverhalen van anderen.
Zodra u als werkgever toegang heeft tot Mijn pensioenportaal, krijgt uw adviseur ook toegang tot dit portaal. Uw adviseur kan dan ook het beheer uitvoeren.
Heeft u een vraag over het inloggen via Cockpit in uw pensioenportaal? Neem dan contact op met Servicedesk zakelijk via (030) 257 86 98 of stuur een e-mail naar servicedesk.zakelijk@asr.nl. Wij zijn bereikbaar op werkdagen van 8.30 – 17.30 uur.
Heeft u pensioeninhoudelijke vragen? Neem dan gerust contact op met uw accountmanager of uw commercieel relatiebeheerder. Of u kunt gebruikmaken van het Contactformulier. Dan bellen we u terug.