Hoe stimuleer je actief dat jouw mensen fit en vitaal blijven en zo weinig mogelijk ziek uitvallen? Ga aan de slag met 8 tips voor verzuimpreventie van Freerk Tuinenga, duurzame inzetbaarheidsconsultant bij a.s.r. Freerk: ‘Breng eerst in kaart wat de oorzaken van verzuim binnen je bedrijf zijn. Deze oorzaken gebruik je als aanknopingspunten om uitval van medewerkers zoveel mogelijk te voorkomen. Een goede samenwerking tussen jou, je werknemers, de arbodienst en je verzekeraar is hierbij erg belangrijk.’
Met een MKB Verzuim-ontzorgverzekering zorg je dat je verzekerd bent voor de eerste 2 jaar als een medewerker ziek uitvalt. Wil je ook professionele (re-integratie) begeleiding en een goede arbodienst? Dan is onze MKB Verzuim-ontzorgverzekering wat voor jou!
Freerk: ‘Kijk al naar re-integratiemogelijkheden vóórdat medewerkers dreigen uit te vallen. Vraag hierbij ook aan medewerkers hoe ze willen omgaan met mentale of fysieke beperkingen. Zo maak je gebruik van hun kennis en ervaring om verzuim omlaag te brengen. Vervolgens leg je in een goed verzuimprotocol duidelijk uit wat medewerkers precies moeten doen als ze ziek zijn én wat ze van jou kunnen verwachten.’
Met een actief preventiebeleid zorg je voor minder onnodig verzuim, waardoor je een hoop tijd en geld bespaart. Praat met medewerkers als je signalen opmerkt die vaak voorafgaan aan (langdurig) verzuim. Zo’n signaal is bijvoorbeeld regelmatig kort verzuim. Door op tijd in te grijpen met preventiemaatregelen voorkom je dat personeel voor langere tijd uitvalt. Freerk: ‘De manier waarop je met medewerkers praat over verzuim is hierbij minstens zo belangrijk. Investeer daarom in een training communicatievaardigheden voor leidinggevenden.’
Neem medewerkers mee in veranderingen en wees transparant. Stel: op jouw afdeling digitaliseren jullie de werkprocessen. Dan is het goed om je medewerkers hierbij te betrekken. Geef bijvoorbeeld een workshop over digitalisering, waarin het belang van digitalisering duidelijk wordt. Begrip bij medewerkers vergroot hun betrokkenheid en leidt tot minder verzuim. Ga nog een stap verder en leg ook uitdagingen voor aan je medewerkers. Het zal je verbazen met welke ideeën en oplossingen zij komen.
Zorg dat je op de hoogte bent van wat er zich binnen je bedrijf afspeelt. Door regelmatig zelf in gesprek te gaan, verlaag je ook de drempel voor medewerkers om naar jou toe te komen als er iets speelt.
Ga na hoe de werksfeer is. Hebben medewerkers veel stress? Kunnen ze hun werk nog aan? Bespreek bijvoorbeeld met oudere medewerkers hoe zij tot hun pensioen kunnen doorwerken. Denk daarbij ook vooral in creatieve oplossingen. Misschien is een dag minder werken per week of minder uren per dag wel de beste oplossing om gezond en vitaal verder te werken. Freerk: ‘Sta ook open voor ‘jobcrafting’. Hierbij pas je het takenpakket van een medewerker aan, zodat deze optimaal blijft functioneren.’
Een gezonde en veilige werkplek lijkt vanzelfsprekend. In de praktijk zien we vaak dat medewerkers niet het juiste bureau hebben of in een verkeerde werkhouding werken. Of dat de luchtkwaliteit binnen een bedrijf niet goed is, vanwege een gebrek aan ventilatie. Breng deze arbeidsomstandigheden in kaart met een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). Zie hiervoor tip 8.
Kijk hiernaast ook naar de psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Hieronder vallen werkdruk en -stress, fysiek of mentaal zwaar werk en problemen met leidinggevenden, collega's of klanten. Freerk: ‘Psychische klachten worden vaak veroorzaakt door werkdruk en stress, meestal in combinatie met problemen in de privésfeer. Vraag daarom ook aan medewerkers hoe het buiten het werk gaat.‘
Freerk: ‘Gemiddeld meldt 43% van alle medewerkers zich nooit ziek. Als het korte verzuim in je bedrijf toch toeneemt, dan is dat mogelijk een voorteken van langdurige uitval. Daarom is het belangrijk om ook een dagje ziek vast te leggen in je verzuimadministratie. Zo merk je op tijd een toename op van kort verzuim. Heb je een verzuimverzekering? Dan vraagt de verzekeraar je ook om alle ziekmeldingen door te geven. Maak hier gebruik van en trek conclusies uit de verzuimadministratie van je verzekeraar of aangesloten arbodienst.’
Een goede werksfeer leidt tot meer werkplezier. En medewerkers die met plezier naar hun werk gaan, melden zich minder vaak ziek en werken beter samen. Lees onze tips om werkgeluk binnen je bedrijf te verhogen.
Een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) geeft inzicht in de arbeidsomstandigheden in je bedrijf. Wat heb je goed geregeld en wat kan beter? Op basis van de verbeterpunten stel je een plan op. In dit plan leg je vast welke maatregelen je neemt om de arbeidsomstandigheden te verbeteren. Met goede arbeidsomstandigheden voorkom je uitval van medewerkers, waardoor verzuimkosten afnemen.