Je gaat voor jezelf beginnen als zzp’er of ondernemer. Voordat je daadwerkelijk aan de slag kunt, zijn er een boel zaken die geregeld moeten worden. Eén van die zaken is het inschrijven van jouw onderneming bij de Kamer van Koophandel (KVK). Hoe dat precies in zijn werk gaat en wat je daarvoor moet doen en voorbereiden bespreken we hier.
Alle bedrijven, rechtspersonen en organisaties die meedoen aan het economische verkeer in Nederland zijn verplicht zich in het Handelsregister van de KVK in te schrijven. Voordat je je inschrijft zijn er een aantal zaken die je moet voorbereiden.
1.Bedrijfsnaam bedenken
Het begint natuurlijk allemaal met een bedrijfsnaam. Zonder een naam voor je bedrijf kun je je niet bij de KVK inschrijven. Er zijn wel een aantal voorwaarden waar je je aan moet houden. Een bedrijfsnaam mag bijvoorbeeld niet hetzelfde zijn als een bestaande merknaam of daar te veel op lijken, misleidend zijn of bestaan uit een wettelijk beschermde titel zonder inschrijving in het wettelijke register van die beroepsgroep (bijvoorbeeld voor artsen of advocaten). Je kan in het Handelsregister checken of de naam die je in gedachten hebt al bestaat of niet. Goed om te weten: het is mogelijk om de naam later aan te passen mocht je dat wensen.
Een kleine tip bij het bedenken van een naam voor je bedrijf. Veel zzp’ers verwerken hun eigen naam in de naam van hun onderneming. Als je dat doet, dan is je bedrijf doordat de gegevens in het Handelsregister openbaar zijn (waarover later meer) terug te leiden naar jou. Ook bijvoorbeeld het bedrijfsadres, dat voor veel zzp’ers hetzelfde is als hun privéadres. Als je dat niet prettig vindt, is het slim om een bedrijfsnaam te kiezen zonder jouw eigen naam erin.
2.Rechtsvorm kiezen
Afhankelijk van het type bedrijf dat je wilt beginnen kies je voor een bepaalde rechtsvorm. Dit kan onder meer een eenmanszaak, vennootschap onder firma, maatschap, commanditaire vennootschap, besloten vennootschap of naamloze vennootschap zijn. Wil je weten wat de beste rechtsvorm is voor jouw onderneming? Lees dan ons uitgebreide artikel over rechtsvormen hier. Bij sommige rechtsvormen is een notaris nodig om bepaalde zaken te regelen, maar zzp’ers en kleinschalige ondernemers kunnen zich zonder tussenkomst inschrijven als eenmanszaak.
3.UBO’s inschrijven?
Een UBO, ofwel Ultimate Beneficial Owner, is een persoon die de uiteindelijke eigenaar van een bedrijf is of zeggenschap heeft door het bezit van meer dan 25 procent aandelen of een eigendomsbelang. Indien er sprake is van één of meerdere UBO’s, dan moet je deze inschrijven in het UBO-register. Dit register bestaat om UBO’s inzichtelijk te maken en zo misbruik van het financiële stelsel door bijvoorbeeld fraude of witwassen te voorkomen. Wanneer je je als zzp’er of kleinschalig ondernemer inschrijft zijn UBO’s meestal niet van toepassing. Dat kan wel het geval zijn bij grotere ondernemingen.
4.Huurovereenkomst van bedrijfspand
Betrek je bij het starten van jouw onderneming ook een bedrijfspand, dan moet je de huur- of koopovereenkomst van het pand meenemen naar jouw afspraak voor inschrijving bij de KVK. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer je een winkel opent of een kantoorpand betrekt.
Op welke termijn moet je jouw bedrijf inschrijven? Zorg dat de inschrijving uiterlijk één week nadat je bent gestart met je bedrijf in orde is, maar eerder kan natuurlijk ook. De eerste stap van jouw inschrijving is het invullen van een online vragenformulier op de website van de KVK. Daarna kun je direct een afspraak maken op één van de 18 KVK-kantoren verspreid door het land om de inschrijving tijdens een persoonlijk bezoek definitief te maken. Via de website kun je eenvoudig de beschikbaarheid per kantoor bekijken en een tijdstip reserveren. Er zijn een aantal zaken die je moet meenemen naar de afspraak:
Tijdens deze afspraak ontvang je direct jouw KVK-nummer. De kosten voor de inschrijving zijn rond de € 50 en kun je op de locatie per pin of creditcard voldoen. Nadat de inschrijving in orde is gemaakt zet de KVK jouw gegevens door aan de Belastingdienst. Je ontvangt dan na enkele dagen jouw btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. Je hoeft hier zelf niks voor te doen.
De functie van het Handelsregister is onder meer om zicht te houden op alle actieve ondernemingen in Nederland, maar ook om openheid bij zakendoen te faciliteren. Doordat gegevens openbaar zijn kun je informatie over een bedrijf bekijken voordat je zaken met hen gaat doen of kunnen andere ondernemers dat andersom bij jou doen. In het register kun je bijvoorbeeld checken of het bedrijf niet failliet is, wie de eigenaren van de onderneming zijn en hoeveel vestigingen het eventueel heeft. Hieronder zie je welke gegevens openbaar toegankelijk zijn:
De openbaarheid van deze gegevens kunnen ook tot gevolg hebben dat allerlei bedrijven je gaan benaderen met verkoop- en marketingacties. Om dat te voorkomen krijg je bij inschrijving de mogelijkheid om de Non-Mailing-Indicator (NMI) te activeren. Dan mogen bedrijven je geen ongevraagde reclame per post sturen, verkoop aan de deur doen of telefonisch of per mail benaderen.
Een ander belangrijk onderwerp bij het starten van jouw eigen bedrijf zijn verzekeringen. Als ondernemer krijg je namelijk te maken met risico’s. Deze risico’s kun je beperken door ze te verzekeren. Het hebben van bijvoorbeeld een financieel vangnet met een AOV zorgt voor rust bij het ondernemen en een goede schadeverzekering dekt de kosten wanneer er iets gebeurt met je winkelpand of voorraad. Er zijn verschillende verzekeringen specifiek voor jou als ondernemer en andere verzekeringen die gericht zijn op de onderneming zelf.